Faltrix betreibt einen eigenen Automaten-Standort, weitere sind im Aufbau. Vendtrix ist das Werkzeug, das wir für diesen Betrieb gebaut haben. Seit rund drei Monaten läuft es bei uns selbst. Hier steht, was sich im Alltag geändert hat. Schätzungen kennzeichnen wir als Schätzungen.
Die Zeitangaben sind Schätzungen aus dem eigenen Alltag, nicht gemessen. Umsatzzahlen nennen wir bewusst nicht.
Ein Betrieb mit einem Automaten: Genau da stehen die meisten, die anfangen. Deshalb erzählen wir, wie unser Alltag mit Excel aussah und wie er heute aussieht.
Ein einzelner Automat klingt nach wenig Verwaltung. Trotzdem sah unsere Woche so aus: immer wieder in die Excel-Liste schauen und sich trotzdem nie richtig informiert fühlen. Eine Tabelle meldet sich nicht von selbst, wenn ein MHD abläuft. Sie sagt auch nicht, wann es Zeit ist einzukaufen und wie viel.
Man schaut nach, wenn man daran denkt — und genau in der Woche, in der man nicht daran denkt, läuft etwas ab.
Ablaufdaten waren unser größtes Thema. Heute überwacht Vendtrix jede Charge und meldet sich rechtzeitig, bevor ein MHD kippt. Wir müssen nicht mehr daran denken nachzuschauen, der Hinweis kommt zu uns.
Und falls doch etwas abläuft, verschwindet es nicht irgendwo in den Kosten: Verderb steht als eigener Posten in unserer Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Wir sehen, was uns abgelaufene Ware wirklich kostet.
Beim Einkaufen hatten wir früher keinen Überblick, wann wir was in welcher Menge brauchen. Heute steht der Bestand pro Produkt im System: was noch da ist, was zur Neige geht. Wann wir einkaufen und wie viel, lesen wir einfach ab. Das Raten ist vorbei.
Nach dem Einkauf laden wir die Rechnung hoch oder fotografieren sie. Nach rund zehn Minuten sind alle Rechnungsposten hinterlegt und automatisch im System angelegt. Das war früher genau die Pflege-Arbeit, die liegen blieb.
Die Verkäufe laufen automatisch aus dem Nayax-Terminal ein. Das Abtippen am Abend fällt weg, und es entstehen keine Lücken mehr, wenn wir mal nicht dran denken. Die Tageszahlen stehen im Dashboard, ohne dass wir etwas dafür tun.
Vorher haben wir grob ein bis zwei Stunden pro Woche mit Listenpflege und Kontrolle verbracht — wenn wir sie ernst genommen haben. Heute ist es höchstens eine halbe Stunde. Beides ohne Stoppuhr, ehrlich geschätzt.
Der spürbare Unterschied ist ohnehin ein anderer: Wir schauen nicht mehr nach, ob alles in Ordnung ist. Der Betrieb meldet sich, wenn etwas ansteht. Die nächsten Standorte bauen wir mit dem System auf, nicht mit Tabellen.
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